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Forderungsmanagement aus der Praxis
Kai Rönneberg
Experte für Forderungsmanagement und Debitorenbuchhaltung, Ausbilder nach AEVO, externer Datenschutzbeauftragter und Auditor (TÜV).
Meine Geschichte
Angefangen bei denen, die nicht zahlen wollten
Meine Laufbahn beginnt 1989 mit einer Ausbildung zum kaufmännischen Assistenten für EDV und Rechnungswesen, danach folgt die Ausbildung zum Speditionskaufmann und ein BWL-Studium mit Fachrichtung Controlling. Die ersten Jahre verbringe ich in Spedition und Logistik, in Disposition, Logistiksteuerung und Kennzahlenanalyse.
2006 komme ich als Freight Collector zu einer internationalen Reederei und übernehme das Mahnwesen für interne und externe Kunden. Dort passiert das, was meine weitere Arbeit prägt: Innerhalb von zwei Jahren sinkt die durchschnittliche Forderungslaufzeit von 43 auf 28 Tage. Nicht durch härtere Mahnungen, sondern durch Ordnung im Ablauf und durch Telefonate, die vorher niemand geführt hat.
Es folgen Jahre als Projektcontroller, als Sachbearbeiter für Forderungsmanagement mit KPI-Reporting und Prozessdokumentation, als Abteilungsleiter mit Personalverantwortung für zwölf Mitarbeitende und als kaufmännischer Leiter einer Niederlassung. Seit April 2021 arbeite ich selbstständig und habe in zehn Mandaten gesehen, wie Konzerne und Mittelständler mit ihren offenen Posten umgehen. Die Probleme ähneln sich überall.
Mission
Nicht mehr Kredit, sondern mehr Struktur
In den meisten Unternehmen wird über Kontokorrentlinien, Factoring und Zinssätze gesprochen, während gleichzeitig sechsstellige Beträge überfällig auf Debitorenkonten stehen. Forderungsmanagement gilt als lästige Nacharbeit der Buchhaltung. Tatsächlich ist es ein Unternehmensprozess, an dem Vertrieb, Auftragsabwicklung, Fakturierung, Buchhaltung und Geschäftsführung gleichermaßen beteiligt sind. Die Geschäftsführung steht dabei am Anfang dieses ganzheitlichen Prozesses in der Schlüsselrolle: Sie gibt die Regeln vor, an die sich alle halten, und kann als Einzige begründete Ausnahmen zulassen.
Den Begriff Forderungsmanagement kennt jede Geschäftsführung. Was oft fehlt, ist die Zeit, es sauber aufzusetzen oder umzusetzen. Genau dort setze ich an, in kleinen Unternehmen, Handwerksbetrieben und mittelständischen Betrieben, mit einem Vorgehen, das sofort umsetzbar ist.
Was mich unterscheidet
Ich habe den Job selbst gemacht
Ich komme nicht aus der Beratung, sondern aus der Buchhaltung. Mahnläufe, Kontenabstimmung, Insolvenzanmeldungen, Jahresabschlüsse und schwierige Telefonate gehörten zu meinem Alltag, zuletzt in Mandaten bis Mitte 2026.
Ich nehme kein Blatt vor den Mund
Wenn ein Prozess nicht funktioniert, sage ich das. Ich bin nicht dafür da, bestehende Abläufe zu bestätigen, sondern dafür, dass am Ende Geld auf dem Konto ist. Freundlich im Ton, deutlich in der Sache.
Ich hinterlasse Dokumente, keine Abhängigkeit
Aus meiner Arbeit entstehen Flowcharts, Arbeitsanweisungen, SOPs, Excel-Auswertungen und wenn gewünscht erstelle ich vollständige Handbücher. Alles bleibt bei Ihnen, auch nach dem letzten Termin.
Berufslaufbahn
Stationen
- seit 04/2021
Gorilla Consulting, Westoverledingen
Selbstständig im Bereich Buchhaltung und Forderungsmanagement, Projekte bei Konzernen und Mittelständlern.
- 2018 bis 2020
Büroleiter und kaufmännischer Leiter einer Niederlassung
Personalverantwortung für acht Mitarbeitende, Monats- und Jahresabschlüsse, Budget und Forecast, digitaler Rechnungsworkflow.
- 2014 bis 2017
Abteilungsleiter Logistik und Qualität
Personalverantwortung für zwölf Mitarbeitende, Inventurverantwortung, Neuzertifizierung nach ISO 9001:2015.
- 2012 bis 2014
Sachbearbeiter Forderungsmanagement und Buchhaltung
Forderungsbewertung, Rückstellungen, KPI-Reporting, Prozessanalyse für den debitorischen Bereich.
- 2008 bis 2012
Projektcontroller Neubau
Kostenkontrolle, Investitionsmittelbedarfsplanung, Leitung einer Arbeitsgruppe zur Reklamationsabwicklung.
- 2006 bis 2008
Freight Collector und Debitorenbuchhalter
Mahnwesen für interne und externe Kunden, Senkung der DSO von 43 auf 28 Tage.
- 1989 bis 2004
Ausbildung und erste Jahre
Kaufmännischer Assistent EDV und Rechnungswesen, Speditionskaufmann, BWL-Studium mit Fachrichtung Controlling, Stationen in Spedition, Logistik und Controlling.
Projekte seit 2021
Wo ich zuletzt gearbeitet habe
- 01 bis 05 / 2026
Telecolumbus AG, Leipzig
Prozessanalyse und Dokumentation im Forderungsmanagement, Prozessoptimierung mit KI, Implementierung eines automatischen Mahnlaufs in Oracle EBS.
- 11 bis 12 / 2025
Bauer Media Group
Unterstützung Jahresabschluss, Prüfung und Korrektur der Hauptbuchbuchungen, Abstimmung von Debitoren- und Kreditorenkonten in SAP S/4HANA.
- 02 bis 06 / 2025
CAT Automobillogistik
Prozessanalyse Forderungsmanagement, Analyse offener Posten debitorisch, kreditorisch und im Hauptbuch, Stammdatenprüfung für die SAP-Migration.
- 09 bis 12 / 2024
Heinrich Brüning GmbH
Aufbau und Strukturierung des Forderungsmanagements, Richtlinien und Arbeitsanweisungen, mehrsprachiges Mahnwesen, Reporting in Excel.
- 06 / 2023 bis 07 / 2024
ECE Group
Fachliche Leitung des Forderungsmanagement-Teams Einzelmieter, Prozessdokumentation, Excel-Tools, schriftliches und telefonisches Mahnwesen, KPI-Auswertungen.
- 01 bis 05 / 2023
Vattenfall GmbH
Optimierung aller Forderungsmanagement-Prozesse, Einführung eines Bonitätsprüfungssystems, Einleitung von Inkasso-Maßnahmen.
- 11 bis 12 / 2022
Röhm GmbH
Prozessanalyse und Dokumentation im Kreditorenbereich für die SAP-S/4HANA-Einführung, Erstellung eines Handbuchs für die Kreditorenbuchhaltung.
- 07 bis 10 / 2022
Northern Data AG
User Acceptance Tests für SAP S/4HANA, Buchung debitorischer und kreditorischer Vorgänge nach Go-live, Systemwechsel von DATEV.
- 07 / 2021 bis 06 / 2022
Chal-Tec GmbH
Aufbau eines einheitlichen Mahnprozesses, Prozessoptimierung und Dokumentation, ab 02/2022 fachliche Leitung Debitorenmanagement.
- 04 bis 06 / 2021
Next e.GO GmbH
Jahresabschlüsse 2019 und 2020, Aufbereitung des Anlagevermögens, Verprobung der Umsatzsteuerkonten.
Was Auftraggeber sagen
Referenzen aus laufenden Projekten
„Kai hat hervorragende Arbeit bei der Aufarbeitung und dem Eintreiben von Kundenforderungen geleistet.“
„Ich hatte die Möglichkeit, mit Kai Rönneberg während seines Interim-Einsatzes als Collection Manager bei der ECE (2023/2024) zusammenzuarbeiten. In dieser Zeit hat er Excel-Tools und Auswertungen entwickelt, die uns bei der täglichen Arbeit unterstützen. In Bezug auf einige Großkunden konnte Kai Rönneberg sehr erfolgreich die Forderungen reduzieren und mit den Kunden zusammen ein gemeinsames Verständnis für die offenen Posten aufbauen, die meistens aus der Zeit der Pandemie stammten. Mit seiner strukturierten Herangehensweise, seinem Engagement und seinem klaren Blick für Optimierungspotenziale war Kai eine echte Bereicherung. Ich empfehle ihn sehr gern.“
Ausbildung
- BWL-Studium, Fachrichtung Controlling
- Speditionskaufmann
- Kaufmännischer Assistent EDV und Rechnungswesen
- Ausbilder gemäß AEVO
- Externer Datenschutzbeauftragter und Auditor (TÜV)
Systeme
- SAP R/3 und SAP S/4HANA inklusive Einführung und User Acceptance Tests
- Oracle EBS inklusive automatischem Mahnlauf
- Infor Visual, Blending und Global
- eGecko, FibuNet, Lexware
- Microsoft 365, Excel inklusive VBA, Asana
Arbeitsweise
- Kurze, konkrete Korrespondenz zu erledigten und offenen Vorgängen
- Probleme werden benannt, nicht verpackt
- Deutsch als Muttersprache, Englisch fließend
- Mahnwesen auch in mehreren Sprachen aufgebaut
Passt das zu Ihrer Situation ?
Schildern Sie mir in zwei Sätzen, wo es klemmt. Ich melde mich innerhalb eines Werktages mit einer ehrlichen Einschätzung.